У каждого из нас 24 часа в сутках. Это не только банальная, но и неоспоримая истина. А значит, гипотетически, если вот тот человек успел за день сделать кучу дел, а ты не очень, то вероятнее всего проблема в том, как ты распорядился своим временем. Фактор лени пока отложим в сторону. Значит, чтобы иметь продуктивность своего труда на уровне других нужно очень правильно планировать свой график, уделяя внимание важным и срочным делам, и поменьше его тратя на маловажные и неэффективные действия. В современном мире этот процесс называется time management.
Ниже приведено несколько советов, которые вам помогут эффективнее распоряжаться временем. К каким из них прислушиваться, а какие пропустить с улыбкой, решать вам — важен конечный результат. Поехали!
Инструменты эффективного тайм менеджмента
Матрица Эйзенхауэра
Эта матрица один из самых популярных инструментов тайм менеджмента, используемых по всему миру. Основоположником матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, расположенные по разные стороны двух перпендикулярных осей — ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали).
При заполнении квадрантов главным является правильное определение приоритетов!
Квадрант «Срочно/Важно» при правильном планировании и выполнении поставленных задач должен оставаться пустым, исключение — возникновение срочных заказов, непредвиденных ситуаций, проблем со здоровьем. Квадрант «Важно/Не срочно» заслуживает самого пристального внимания — в нем находятся наиболее приоритетные и перспективные дела, ведущий нас на пути к успеху. В квадранте «Срочно/Не важно» находятся дела, отвлекающие нас от основной работы, но требующие внимания. По возможности, подобные задачи следует перепоручать, но так же важно не спутывать их с делами из квадранта «Срочно/Важно». А вот дела из последнего квадранта «Не важно/Не срочно» рекомендуется исключить из своей жизни или свести к минимуму. Самый нагглядный пример — бесцельное листание страничек в соц сетях.
Ежедневник
Заведите себе ежедневник! Для эффективного управления временем, записи контактов клиентов, подрядчиков и иных полезных знакомств. Это может быть как проверенный годами бумажный вариант, так и какое-либо приложение для телефона / в виде Excel файла и т.д. Выберите подходящий вам вариант, продумайте удобную структуру, соответствующую вашим задачам и забудьте о «забытых» клиентах, опозданиях на встречи и съемки, утерянных контактах самого лучшего визажиста. стилиста или парикмахера. И помните — делать бэкапы электронных баз данных очень важно или хотя бы параллельно вести самые важные записи в бумажном виде.
Анализируй
В некоторых источниках советуют разукрасить ваш ежедневник исходя из типов выполняемых заданий. Благодаря цветовой дифференциации вы сможете визуально оценить количество затрачиваемого времени на каждый вид деятельности. Я не агитирую так поступать, но необходимо анализировать время потраченное на выполнение поставленных задач. Во-первых, это поможет скорректировать неэффективное его расходование, во-вторых — поможет правильнее формировать стоимость своей работы и обоснованно отвечать клиентам на вопрос «почему так дорого?». Вы сможете объяснить, что 1 час работы фотографа на съемочной площадке это еще + X часов на обработку, +Y часов на встречи с клиентами и обсуждение ТЗ, +Z часов на мероприятия связанные с рекламой, продвижением и т.д.
Будь последователен
Творческая составляющая приводит к повышению энтропии. Но есть некоторые вещи, которые нам приходится выполнять регулярно, даже если не всегда этого и хочется. Зачастую они лежат в квадранте важных дел и принесут в обозримой перспективе материальное удовлетворение. Очень важно выработать в себе привычку выполнять эти задачи регулярно и со временем фактор лени уже не сможет влиять на вас.
Приоритеты диктуются целью
Что вы хотите? Вот зачем вот это всё вам нужно? Ответьте себе на эти вопросы, только не мямлите — а аргументированно, четко и так что бы и «дурак понял». Молодцы! Раз вы знаете чего хотите, спланируйте как этого добиться, какие ключевые этапы необходимо пройти и двигайтесь к намеченной цели, стараясь не распыляться на отвлекающие факторы.
Срок
В нашем лексиконе прижилось английское слово deadline — крайний срок завершения работы. Как гласит один из законов Паркинсона — Работа заполняет время, отпущенное на неё. Поэтому очень важно критично оценивать необходимое время на выполнение поставленной задачи и не ставить сжатых или просторных сроков. Так же некоторым людям свойственен перфекционизм. Делать что либо идеально это круто, но как в машиностроении есть допуск на параметры изготовляемых деталей, так и в фотографии, ваше качество выдаваемого продукта должно соответствовать поставленной задаче, затрачиваемому времени и оговоренному бюджету.
Делегирование
Человек-оркестр звучит круто, но на деле это достаточно печальное зрелище. Эффективно организовать своё время практически невозможно, выполняя много разных дел нельзя стать профи во всех, и зачастую даже в одном деле. Возвращаясь к матрице Эйзенхауэра вы можете увидеть массу дел которые стоит или не очень стоит выполнять 🙂 Все эти дела ребуют времени. Некоторые из них сделают вас профессионалом, а некоторые просто потребуют времени и сил. Например:
Вы фотограф. Продвигаться в соц сетях можете и кое-как умеете, но точно знаете, что хороший смм менеджер это сделает качественнее. Вы снимаете много свадеб или стоковых фото. Весь отснятый материал надо перебрать, избавиться от брака и выбрать фото для последующей ретуши. Возможно на эту работу лучше найти ассистента и платить ему? Специализируетесь на предметной съемке, но хороший стилист и сет дизайнер помогут сэкономить творческие силы и получить более качественный результат. Ретушь снимков — фотошоп хоть и не самая сложная программа, но ей всё же надо научиться владеть. Hi-end ретушь это не только мастерство, но и очень кропотливая работа, отнимающая немало времени. Возможно стоит ее поручить профессиональному ретушеру? Подобных примеров много и для своей специализации вы сами выберите подходящий:)
Цикл Деминга
Заключительным пунктом оставлю самое «вкусное» — цикл Деминга. Это циклический повторяющийся процесс, используемый в системе управления качеством. Так же известен как Plan-Do-Check-Act. Методология PDCA это простейший алгоритм действий по управлению процессом и достижению поставленных целей. Цикл управления начинается с планирования.
- Устанавливаем цель, определяем необходимые процессы и ресурсы на ее достижение
- Выполняем необходимые действия
- Собираем и анализируем информацию, контролируем результат, выявляем что не получилось и почему
- Корректируем наши действия и распределение ресурсов на основании полученных данных
Надеюсь, некоторые советы по тайм менеджменту вам помогли уладить свой график с быстротекущим временем.
