У кожного з нас 24 години на добу. Це не лише банальна, а й незаперечна істина. А отже, гіпотетично, якщо ось та людина встигла за день зробити купу справ, а ти не дуже, то найімовірніше проблема в тому, як ти розпорядився своїм часом. Фактор лінощів поки відкладемо убік. Отже, щоб мати продуктивність своєї праці лише на рівні інших потрібно дуже правильно планувати свій графік, приділяючи увагу важливим і терміновим справам, і менше його витрачаючи на маловажливі і неефективні дії. У світі цей процес називається time management.
Нижче наведено кілька порад, які вам допоможуть ефективніше розпоряджатися часом. До яких із них прислухатися, а які пропустити з посмішкою, вирішувати вам – важливий кінцевий результат. Поїхали!
Інструменти ефективного тайм менеджменту
Матриця Ейзенхауера
Ця матриця є одним з найпопулярніших інструментів тайм менеджменту, що використовуються по всьому світу. Основоположником матриці є 34 президент США Дуайт Девід Ейзенхауер. Матриця Ейзенхауера є чотири квадранти, розташовані по різні боки двох перпендикулярних осей – вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі).
Під час заповнення квадрантів головним є правильне визначення пріоритетів!
Квадрант “Терміново/Важливо” при правильному плануванні та виконанні поставлених завдань повинен залишатися порожнім, виняток – виникнення термінових замовлень, непередбачених ситуацій, проблем зі здоров’ям. Квадрант “Важливо/Не терміново” заслуговує на пильну увагу – у ньому знаходяться найбільш пріоритетні і перспективні справи, що веде нас на шляху до успіху. У квадранті “Терміново/Не важливо” знаходяться справи, які відволікають нас від основної роботи, але потребують уваги. По можливості, подібні завдання слід перепоручати, але так само важливо не сплутувати їх із справами із квадранту “Терміново/Важливо”. А ось справи з останнього квадранта “Не важливо/Не терміново” рекомендується виключити зі свого життя або звести до мінімуму. Самий наглядний приклад – безцільне гортання сторінок в соціальних мережах.
Щоденник
Заведіть собі щоденник! Для ефективного управління часом, запис контактів клієнтів, підрядників та інших корисних знайомств. Це може бути як перевірений роками паперовий варіант, так і будь-яка програма для телефону / у вигляді файлу Excel і т.д. Виберіть підходящий вам варіант, продумайте зручну структуру, що відповідає вашим завданням і забудьте про “забутих” клієнтів, запізнення на зустрічі та зйомки, загублені контакти найкращого візажиста. стиліст або перукар. І пам’ятайте – робити бекапи електронних баз даних дуже важливо чи хоча б паралельно вести найважливіші записи у паперовому вигляді.
Аналізуй
У деяких джерелах радять прикрасити ваш щоденник виходячи з типів виконуваних завдань. Завдяки колірній диференціації ви зможете візуально оцінити кількість часу, що витрачається, на кожен вид діяльності. Я не агітую так чинити, але необхідно аналізувати час витрачений на виконання поставлених завдань. По-перше, це допоможе скоригувати неефективне його витрачання, по-друге – допоможе правильніше формувати вартість своєї роботи та обґрунтовано відповідати клієнтам на запитання “чому так дорого?”. Ви зможете пояснити, що 1 година роботи фотографа на знімальному майданчику це ще + X годин на обробку, + Y годин на зустрічі з клієнтами та обговорення ТЗ, + Z годин на заходи пов’язані з рекламою, просуванням тощо.
Будь послідовним
Творча складова призводить до підвищення ентропії. Але є деякі речі, які нам доводиться виконувати регулярно, навіть якщо не завжди цього хочеться. Найчастіше вони лежать у квадранті важливих справ і принесуть у доступній для огляду перспективі матеріальне задоволення. Дуже важливо виробити в собі звичку виконувати ці завдання регулярно і згодом фактор лінощів вже не зможе впливати на вас.
Пріоритети диктуються метою
Що ви хочете? Ось навіщо це все вам потрібно? Дайте відповідь собі на ці питання, тільки не мямліть – а аргументовано, чітко і так що б і “дурень зрозумів”. Молодці! Якщо ви знаєте чого хочете, сплануйте як цього досягти, які ключові етапи необхідно пройти і рухайтеся до наміченої мети, намагаючись не розпорошуватися на відволікаючі фактори.
Строк
У нашому лексиконі прижилося англійське слово deadline – крайній термін завершення роботи. Як говорить один із законів Паркінсона – Робота заповнює час, відпущений на неї. Тому дуже важливо критично оцінювати необхідний час на виконання поставленого завдання та не ставити стислих чи просторих термінів. Також деяким людям властивий перфекціонізм. Робити що-небудь ідеально це круто, але як у машинобудуванні є допуск на параметри деталей, що виготовляються, так і у фотографії, ваша якість продукту, що видається, повинна відповідати поставленому завданню, витраченому часу і обумовленому бюджету.
Делегування
Людина-оркестр звучить круто, але насправді це досить сумне видовище. Ефективно організувати свій час практично неможливо, виконуючи багато різних справ, не можна стати профі у всіх, і часто навіть в одній справі. Повертаючись до матриці Ейзенхауера ви можете побачити масу справ, які варто або не дуже варто виконувати 🙂 Всі ці справи потребують часу. Деякі з них зроблять вас професіоналом, а деякі просто вимагатимуть часу та сил. Наприклад:
Ви фотограф. Просуватися в соціальних мережах можете і абияк вмієте, але точно знаєте, що хороший смм менеджер це зробить якісніше. Ви знімаєте багато весіль чи стокових фото. Весь відзнятий матеріал треба перебрати, позбутися браку та вибрати фото для подальшої ретуші. Чи можливо на цю роботу краще знайти асистента і платити йому? Спеціалізуєтеся на предметній зйомці, але хороший стиліст і сет дизайнер допоможуть заощадити творчі сили та отримати якісніший результат. Ретуш знімків – фотошоп хоч і не найскладніша програма, але нею все ж таки треба навчитися володіти. Hi-end ретуш це не тільки майстерність, а й дуже кропітка робота, яка забирає чимало часу. Можливо, варто її доручити професійному ретушеру? Подібних прикладів багато і для своєї спеціалізації ви самі оберете підходящий:)
Цикл Демінга
Заключним пунктом залишу найсмачніше – цикл Демінга. Це циклічний процес, що повторюється, він використовується в системі управління якістю. Також відомий як Plan-Do-Check-Act. Методологія PDCA це найпростіший алгоритм дій з управління процесом та досягнення поставлених цілей. Цикл керування починається з планування.
- Встановлюємо мету, визначаємо необхідні процеси та ресурси на її досягнення
- Виконуємо необхідні дії
- Збираємо та аналізуємо інформацію, контролюємо результат, виявляємо що не вийшло і чому
- Коригуємо наші дії та розподіл ресурсів на підставі отриманих даних
Сподіваюся, деякі поради з тайм-менеджменту вам допомогли залагодити свій графік із швидкоплинним часом.
